FAX送付状の書き方

FAX送付状とは、文書をFAXする際に要件や枚数などを書いて一緒に送信する書面です。
FAXで文書を送信する際には、ビジネスマナーとして本題の資料や文書だけでなく、どんな文書を送ろうとしているのかすぐわかる送付状を添えて送りましょう。

基本の書き方

日付

右上に送信年月日を書きます。内容の変更があり複数枚送った場合や問い合わせをする場合など、相手とのやりとりもスムーズにいくので、必ず記載しましょう。

宛名(送信先)

左上に送信先の会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、FAX番号等を記載します。会社名、部署名までの場合は「御中」、氏名まで記載する場合は「様」をつけます。
・会社名のみの場合…株式会社○○○○ 御中
　※（株）と省略して書くと失礼ですのでやめましょう。
・会社名と部署名の場合…株式会社○○○○ 営業部 御中
・会社名、部署名、氏名不明の場合…株式会社○○○○ 営業部ご担当者様
・肩書のある人…× 豊臣部長様 ⇒ ○ 部長　豊臣様

作成者(送信元)

右上(日付の下)に作成者の会社名、住所、電話番号(FAX番号)、氏名等を記載します。部署名も記載しておくと親切です。会社のロゴを入れてもよいでしょう。

送信枚数

送信する合計枚数を記載します。(本紙を含む)と書いておくとよいでしょう。
枚数不足に気付かないとトラブルの原因となりますので、相手に全ての書類が届いているか確認してもらう為にも必ず記載しましょう。

送信内容

送付の件名(目的)、内容を記載します。
忙しい相手に負担をかけないよう、件名があるとFAXの目的がすぐわかるので親切です。送付する内容も簡潔に書いておきましょう。相手に希望する対応(至急・要返信など)を書いておくのもお勧めです。また、送付内容の前に挨拶文を入れてもよいでしょう。挨拶文に「拝啓」「敬具」などの頭語・結語をつけるとより丁寧になります。

海外へFAXを送信する場合

「FAX送付状」は英語で「FAX Cover Sheet」といいます。記載事項は基本的に日本と同じ項目です。

【用紙サイズ】

日本ではＡ４(横210mm×縦297mm)が一般的ですが、国によって使用されるサイズが違います。アメリカ、カナダ、メキシコではレターサイズ(横215.9mm×縦279.4mm)が一般的で、ヨーロッパではＡ４サイズが一般的です。そのため、Ａ４サイズの用紙で海外に送信する際は、上下の余白を通常より2cm程多めに取ると先方でプリントする際に原稿が切れてしまう心配はないでしょう。

【FAX番号】

先方の電話番号やFAX番号の前に「010」と国番号をつけます。数字の前にプラス(＋)の記号をつけるのが慣例で、例えばアメリカだと国番号を＋1と書きます。
（例）＋ 010(国際電話識別番号)＋相手の国番号＋相手の電話番号(市外局番^(注1)＋市内番号)
　　　(アメリカの場合) 012-345-6789　⇒　010-1-12-345-6789 注1:市外局番の最初に0がある場合、0を除いた番号をダイヤル。
※ご使用の契約条件により、010の前に電話会社の識別番号等を付けることもあります。

【レイアウト】

アメリカ式はフルブロックスタイル(左寄せ)、イギリス式はフルインデントスタイル、またはセミインデントスタイル(右寄せ)で書きます。
イギリス式は、日付、結辞、署名、発信者住所を右寄せ、宛先を左寄せ、件名を中央寄せ、本文を左寄せにし、各パラグラフの書き始めを半角5字分インデントにします。

日付

日付はアメリカ英語では 月→日→年、イギリス英語では 日→月→年の順で書きます。

To／宛名(送信先)

氏名、肩書、部署名、会社名、住所、国名、電話番号、FAX番号を書きます。
日本では、会社名→肩書→氏名の順に書きますが、外国では、氏名→肩書→会社名の順に書きます。
受氏名の前には「Mr.」又は「Ms.」をつけます。相手が女性の場合は未婚既婚問わず「Ms.」を使うのが主流です。
氏名がわからない相手には役職名だけ書き、役職のある相手には、氏名の下段に「Manager」などと書きます。また、担当者宛というニュアンスが強い書面を送る場合には、氏名の前に「Attention:」または「Attn:」と書くことがあります。

送付内容

「Re:」は「Regarding」の略称で、「～の件」「～について」といった意味合いで使われます。「Subject」を使う人もいます。急ぎの場合は「URGENT」を入れるとよいでしょう。